¿La desmaterialización, una utopía?
En el siglo XXI, parece que a muchas empresas todavía les cuesta prescindir del papel. Esto puede deberse en parte al hecho de que los humanos son criaturas de costumbres, pero no es la única razón. Los estudios demuestran que los estudiantes que toman apuntes en papel recuerdan mejor las lecciones. El enlace entre las acciones físicas y los procesos cognitivos se hace más fuerte. Lo mismo ocurre en el lugar de trabajo. Por ejemplo, los empleados suelen recordar más rápido una tarea escrita en un post-it que una tarea escrita digitalmente.
Otra razón por la que es difícil eliminar el papel es que el mundo empresarial se basa en la colaboración de muchas empresas. No todas las empresas pueden invertir en la digitalización, e incluso si una empresa puede permitírselo, puede seguir recibiendo documentos en papel de sus socios. En este caso, a menudo es acertado guardar estos documentos con un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y ponerlos en formato digital en determinados flujos de trabajo o archivarlos electrónicamente.
Desmaterialización: ¿Cuál es la ventaja de utilizar menos papel en el trabajo?
El papel se sigue utilizando a diario y en grandes cantidades en las empresas. Este hábito parece tan integrado que a la gente le resulta difícil adaptarse plenamente a otras formas de trabajo digital.
Sin embargo, la desmaterialización tiene varias ventajas
- reducción de la necesidad de espacio de almacenamiento físico
- reducción de los residuos (impacto ecológico)
- acceso más rápido a los documentos digitales (no más pérdida de datos)
- colaboración más fácil en los documentos
- facilitar la búsqueda de documentos
- limitación del número de versiones de documentos
- la facturación electrónica (más fácil, más segura y más económica)
- mayor seguridad de la información (trazabilidad)
Sin embargo, la mayoría de los beneficios de la desmaterialización sólo pueden lograrse con la ayuda de un sistema digital adecuado, como un software ERP con gestión electrónica de documentos (DMS) integrada. Por ejemplo, sin software, los empleados pueden tener cada uno su propia versión de un documento. Una empresa que maneja relativamente pocos documentos suele utilizar Dropbox o Google Drive, pero estas opciones se convierten rápidamente en un depósito desestructurado de información.
Esto se debe a que los empleados no guardan todo de la misma manera, crean sus propias versiones del mismo documento con diferentes nombres y a menudo tienen acceso sin restricciones a toda la documentación de la plataforma. Estos problemas se acentúan en las empresas industriales en las que los documentos están sometidos a un tratamiento y unos flujos complejos, por lo que este tipo de empresas suelen buscar un sistema de gestión electrónica de documentos (DMS) más avanzado.
