La dématérialisation, une utopie ?
Au 21e siècle, de nombreuses entreprises semblent encore avoir du mal à se passer du support papier. Cela peut s’expliquer en partie par le fait que l’homme est un être d’habitudes, mais ce n’est pas la seule raison. Les études démontrent que les étudiants qui prennent des notes sur papier se souviennent mieux de leurs leçons. Le lien entre les actions physiques et les processus cognitifs s’accentue. La même chose se produit en milieu professionnel. Par exemple, les employés se souviennent généralement plus vite d’une tâche écrite sur un post-it que d’une tâche notée de façon numérique.
Une autre raison expliquant la difficulté d’éliminer le support papier réside dans le fait que le monde professionnel repose sur la collaboration de nombreuses entreprises. Les entreprises ne peuvent pas toutes investir dans la numérisation, et même si une entreprise en a les moyens, elle peut toujours recevoir des documents au format papier de la part de ses partenaires. Dans ce cas, il est souvent judicieux d’enregistrer ces documents à l’aide d’un logiciel OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et de les mettre au format numérique dans certains workflows ou de procéder à leur archivage électronique.
Dématérialisation: Quel est l’avantage d’utiliser moins de papier au travail ?
Le papier continue d’être utilisé au quotidien et en grande quantité dans les entreprises. Cette habitude semble si ancrée que les personnes ont du mal à s’adapter complètement à d’autres formes numériques de travail.
Toutefois, la dématérialisation présente différents avantages:
- réduction du besoin d’espace physique de stockage
- réduction des déchets (impact écologique)
- accès plus rapide aux documents numériques (plus de perte de données)
- collaboration facilitée sur les documents
- recherche de documents plus aisée
- limitation du nombre de versions du document
- facturation électronique (plus simple, plus sûre et plus économique)
- sécurité de l’information renforcée (traçabilité)
Cependant, la majorité des avantages de la dématérialisation ne peut être obtenue qu’à l’aide d’un système numérique adapté tel qu’un progiciel ERP avec une gestion électronique des documents (GED) intégrée. Par exemple, sans logiciel, les employés peuvent chacun avoir leur propre version d’un document. Une entreprise qui traite relativement peu de documents utilise généralement Dropbox ou Google Drive, mais ces options deviennent rapidement un dépôt d’informations sans structure.
En effet, les employés n’enregistrent pas tout de la même façon, créent leurs propres versions d’un même document avec d’autres noms et ont souvent accès à l’ensemble de la documentation de la plateforme, sans restriction. Ces problèmes s’accentuent dans les entreprises industrielles où les documents sont soumis à des traitements et des flux complexes, raison pour laquelle ce type d’entreprise recherche en général un système de gestion électronique des documents (GED) plus avancé.
