Procedimiento de Gestión del Sistema Interno de Información de ABAS Ibérica
Propósito:
El propósito de establecer un Canal de Denuncias confidencial y seguro dentro de ABAS Ibérica es para fomentar una cultura de integridad, ética y transparencia. El Canal de Denuncias tiene como objetivo facilitar la comunicación de preocupaciones, irregularidades o actos contrarios a la legalidad por parte de los empleados, proveedores, clientes u otras partes interesadas, y garantizar que dichas denuncias se investiguen de manera imparcial y apropiada.
Alcance:
Estas políticas de denuncias se aplican a todos los empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas relacionadas con nuestra organización.
Todos los administradores, directivos y empleados de ABAS Ibérica están obligados a comunicar a través del mecanismo designado, los hechos de los que tuvieran conocimiento que se refieran o afecten al ámbito de las actividades de la organización o al desempeño de sus funciones profesionales y que pudieran constituir una posible irregularidad o actuación contraria a la legalidad, o a cualquier normativa interna y, en particular, que pudieran ser constitutivas de una presunta infracción penal o administrativa, grave o muy grave, o de una presunta infracción del derecho de la Unión Europea, en relación con actividades sujetas a este ordenamiento.
Procedimientos:
Gestión del Sistema Interno de Información
La Dirección de ABAS Ibérica ha encomendado la gestión de su Sistema Interno de Información al Chief Compliance Officer, el cual desarrolla sus funciones de forma autónoma e independiente y dispone de los medios personales y materiales necesarios para ello. Sin perjuicio de las funciones que respecto de la investigación y resolución de cualquier comunicación o denuncia puedan asignarse a los equipos responsables de la Función de Cumplimiento de ABAS Ibérica.
Presentación de denuncias:
El Canal de Denuncias de ABAS Ibérica es el mecanismo preferente que se pone a disposición de todos los empleados, directivos así como de los terceros que se relacionen con las mismas y, en particular, de proveedores y contratistas, accionistas, voluntarios, becarios y trabajadores en periodos de formación para que puedan comunicar cualquier información que pueda suponer:
- una posible irregularidad o acto contrario a cualquier otra normativa interna de aplicación
- una eventual irregularidad relativa a temas contables, cuestiones relativas a auditoría y/o aspectos relacionados con el control interno y demás normativa aplicable a dichas materias; o
- una posible irregularidad o acto contrario a la legalidad, incluidas aquellas conductas que pueda constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como una infracción del derecho de la Unión Europea, en relación con las actividades sujetas a dicho ordenamiento
- Además, las personas trabajadoras que informen sobre infracciones de Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo gozarán también de la protección establecida en su normativa específica
Además, podrá dirigirse al Canal de Denuncias cualquier otra persona que comunique información sobre dichas irregularidades obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, o aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual
Presentación de las comunicaciones o denuncias
- Los denunciantes pueden presentar una denuncia utilizando el siguiente canal habilitado 24x7: Formulario web
- Las denuncias deben incluir la mayor cantidad de detalles posibles, como la naturaleza de la denuncia, las personas involucradas, las fechas relevantes y cualquier otra información pertinente
En caso de que una comunicación o denuncia objeto del Canal de Denuncias se recibiera por un canal diferente al establecido o por persona distinta a las responsables de su gestión, dicha persona deberá guardar absoluta confidencialidad sobre la información recibida y remitir la comunicación inmediatamente al Responsable del Sistema Interno de Información. La inobservancia de dicha obligación constituye un incumplimiento muy grave de la presente Política.
En toda investigación se garantizarán la confidencialidad de los datos aportados a través del Canal de Denuncias y los derechos a la intimidad, al honor, a ser oídas y a rebatir cualquier acusación utilizando los medios de prueba que consideren oportuno para dicho fin y a la presunción de inocencia de las personas investigadas.
IMPORTANTE. Este es el Canal de Denuncias, para reclamaciones de carácter comercial, de facturación, proyectos o incidencias de servicio por favor contacte con el servicio de Atención al Cliente.
Confidencialidad:
El Canal de Denuncias está diseñado y gestionado para garantizar la confidencialidad de la identidad del Informante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de ésta, así como la protección de datos personales, impidiendo el acceso a la información correspondiente a personal no autorizado.
La identidad de la persona que comunique una eventual actuación irregular a través del Canal de Denuncias, en el supuesto de que se identifique, tendrá la consideración de información confidencial y, por lo tanto, no será comunicada al afectado por la denuncia o información ni a ningún otro tercero sin su consentimiento.
Los datos de las personas que efectúen la comunicación, si son conocidos, podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia o información, como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
Por ende:
- Las denuncias se pueden realizar, si así lo desea, de manera anónima, o si lo prefiere puede incluir los datos de contacto. La información recopilada en la denuncia será tratada de forma segura y confidencial
- Por favor, lea con detenimiento nuestra Política de protección de datos
- En ningún caso, la confidencialidad del Canal de Denuncias puede entenderse como un impedimento u obstáculo que restrinja o condicione la posible puesta en conocimiento de los hechos ante las autoridades competentes, lo que se llevará a cabo conforme a la legalidad vigente en la correspondiente jurisdicción
Proceso de investigación:
- Un equipo designado será responsable de investigar las denuncias de manera imparcial y justa.
- Se llevará a cabo una investigación adecuada, recopilando pruebas y testimonios relevantes de manera confidencial
- Se tomarán las medidas necesarias para garantizar que todos los involucrados sean tratados con imparcialidad y respeto durante el proceso de investigación
Garantías de no represalias:
- No se tomarán represalias contra ningún denunciante de buena fe
- Aquellos que tomen represalias contra un denunciante serán sancionados de acuerdo con el régimen laboral y disciplinario aplicable, que pueden incluir la terminación del empleo o la rescisión del contrato
- Las denuncias presentadas de mala fe, a sabiendas de su falsedad, serán objeto de acciones disciplinarias
Mecanismos de seguimiento:
Todas las comunicaciones y denuncias recibidas en el Canal serán gestionadas y tramitadas en el plazo más breve posible, atendiendo a las características de los hechos comunicados y las demás circunstancias concurrentes, todo ello de conformidad con la normativa que resulte de aplicación y según lo previsto en el Procedimiento de Gestión del Sistema Interno de Información de ABAS Ibérica.
Se proporcionará un mecanismo para que los denunciantes puedan hacer un seguimiento del estado de su denuncia y recibir actualizaciones pertinentes.
Se realizarán esfuerzos para mantener a los denunciantes informados sobre el progreso y los resultados de la investigación en la medida en que sea posible sin comprometer la confidencialidad o la privacidad de las partes involucradas.
Publicidad
Sin perjuicio de la obligación que tienen los empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en la Normativa Interna en el desempeño de sus funciones, se promoverá y velará por la debida difusión de esta Política y de la existencia del Canal de Denuncias.
Con el objetivo de lograr una mayor difusión, la presente Política ha sido publicada tanto
en la intranet de la Sociedad como en su página web corporativa.
Agradecemos a todos los miembros de nuestra organización por su apoyo y compromiso con estas políticas de denuncias. Al utilizar el Canal de Denuncias, contribuyen a la promoción de una cultura de responsabilidad, ética y transparencia.