Por qué fracasan algunos proyectos de ERP
Es importante conocer los principales escollos de los proyectos de ERP, para poder evitarlos. En muchos casos, los problemas pueden minimizarse si los entiendes, desarrollar estrategias para evitarlos y mantenerte alerta para que no aparezcan de forma inesperada y repetida durante la iniciativa. Con más de cuarenta años de experiencia, comprendemos los riesgos conocidos y tenemos experiencia en la gestión de los riesgos imprevistos que aparecen sin previo aviso. He aquí algunos de los principales escollos que hay que evitar:
Compromiso limitado de su empresa
El lanzamiento de un nuevo sistema ERP requiere un gran esfuerzo. Tendrá que definir sus procesos y establecer sus flujos de trabajo. Tendrá que migrar sus datos. También tendrá que saber hacia dónde se dirige su empresa y cómo. Su equipo de proyecto debe estar dotado de los recursos y el tiempo necesarios para tratar estas cuestiones adecuadamente. Este equipo estará probablemente formado por personas de su empresa que dedicarán gran parte de su tiempo a planificar la implantación del ERP. Si este equipo no cuenta con los recursos necesarios, su puesta en marcha estará plagada de problemas. El personal de su empresa también debe estar en la misma página.
Además, los gestores y ejecutivos deben respaldar plenamente el proyecto y ser conscientes de su alcance. Si no tienen claro lo que pueden esperar de antemano, es probable que se encuentren con problemas a medida que avanza el proyecto. No hay nada que genere más frustración en la gente, según nuestra experiencia, que los problemas "inesperados" y no planificados. Es mucho mejor que comprenda los riesgos potenciales y prevea una forma de gestionarlos y mitigarlos en su plan. A nadie le gustan las sorpresas desagradables.
Mala gestión de las expectativas
En cuanto a las expectativas, pocas cosas perturbarán más una aplicación que empezar con una serie de objetivos y tener que cambiarlos radicalmente en mitad del proyecto. El proveedor y el cliente intercambian expectativas sobre el alcance del proyecto. El proveedor debe ser honesto y no hacer promesas vacías al presentar su propuesta a su organización. Su organización debe fijar un presupuesto claro, definir su pliego de condiciones y establecer un calendario razonable para cumplir estos objetivos. Establecer unas expectativas realistas puede parecer difícil si está trabajando para motivar a las partes interesadas y quiere ser lo más positivo posible, pero ser sincero desde el principio tiene un valor incalculable, y le dará más flexibilidad y le ayudará a pensar en el futuro a lo largo del ciclo de implantación del proyecto de ERP. En última instancia, debe esforzarse por ser pragmático en cuanto al presupuesto, el calendario, las expectativas de entrega y el rendimiento del software. Un proyecto apresurado y con poca financiación se agriará tan rápidamente como un proyecto en el que el proveedor le prometa la luna.
Como en cualquier relación importante, hay que establecer una comunicación de confianza, abierta y honesta antes de decidir cualquier acción. Como dice el refrán: "más vale dos precauciones que una". Planificar cuidadosamente e involucrar a toda su organización con su proveedor de ERP le ahorrará muchas dificultades en el camino.