Acelerar la toma de decisiones con el BI
Para tomar las decisiones correctas y mejorar el futuro de nuestra empresa, tenemos que hacernos las preguntas correctas y disponer de los datos y las herramientas necesarias. Si no disponemos de datos para tomar decisiones solo nos podemos fiar de nuestro criterio o opinión personal.
Antes de explicar cómo aceleramos la toma de decisiones con un BI (business intelligence), se requiere saber cual es el proceso de tomar decisiones importantes.
¿Cuáles son los pasos en el proceso de toma de decisiones?
En general, hay varias etapas para todas las decisiones estratégicas, operativas o tácticas:
- Identificación del problema a resolver. Investigación de información relevante para fundamentar la decisión
- Evaluación de alternativas, factores internos y externos que pueden afectar estas opciones y el resultado potencial de la decisión
- La elección de la solución más viable
- Revisión de los resultados para alimentar decisiones futuras
Aunque la complejidad de cada una de las etapas anteriores puede variar según el tipo de decisión, siempre hay varios factores a considerar antes de tomar la decisión final.
Consideremos un ejemplo. Una empresa de fabricación desea aumentar las ventas de un determinado producto y está considerando contratar vendedores adicionales para lograrlo. ¿Cómo toman la decisión de seguir adelante con la contratación? El equipo de gestión tal vez podría utilizar una hoja de excel para analizar las cifras de ventas de diferentes productos y la capacidad de producción de las líneas de producción, y combinar esta información con su propia experiencia para decidir si contratar.
Pero, ¿es esta realmente la forma más eficaz de hacerlo? ¿O la más fiable? ¿Qué pasaría si el aumento de la demanda de productos generada por los nuevos vendedores en realidad crea demasiada presión para la línea de producción? o si las nuevas contrataciones no fueran la forma más rentable de aumentar las ventas en primer lugar. Estas preguntas no son respondidas solo por una hoja de excel, lo que crea la necesidad de información adicional.
La herramienta BI acelera el proceso de recopilación de información y mejora la calidad de las acciones correctivas a tomar.
Una herramienta de Business Intelligence combinada con un ERP de última generación facilita la toma de decisiones de forma importante.
Un BI es un cuadro de mandos que procesa grandes volúmenes de información de diversas fuentes, que siguiendo un modelo de datos parametrizado, rellena el cuadro de mando diseñado y a través de KPI's indica la respuesta a las preguntas pre-fijadas mediante dimensiones, por ejemplo el volúmen de ventas, por sector, zona o responsable. Por lo tanto, si con la herramienta BI somos capaces de reducir al máximo el tiempo de respuesta en saber ciertas preguntas, tendremos más tiempo para la toma de decisiones que pueden ser estratégicas.
El ERP es la fuente de la toma decisiones
La principal fuente de información para un Business intelligence (BI) es el ERP. Es por ello que, si la información que alimentamos en el ERP, es correcta, y se produce a tiempo real, quien trabaje con la herramienta BI integrada en el ERP, se beneficiará del potencial de ambas herramientas para la toma de decisiones.