La gestión documental: acceso fácil a documentos, datos e información
La búsqueda de documentos causa un enorme gasto de tiempo y dinero en las empresas. Aparte de eso, simplemente ya no es necesario estar todo el día buscando entre carpetas para obtener la información. En los tiempos que corren, todas las personas y procesos que aportan valor al producto o al proyecto, generan información y para que eso sea así necesitan más información. Por lo tanto, no solo los mandos intermedios sino toda la cadena de valor tiene que disponer de herramientas para que eso sea posible.
El impacto de la gestión documental y el ERP
A nivel de Software empresarial, la unión ERP + DMS ( Gestión documental ) es la combinación perfecta para que, accediendo a la información correcta en tiempo real, se puedan tomar decisiones dentro de cada rol de trabajo.
La gestión documental y el ERP resuelven los típicos problemas de gestión administrativa almacenando todos los documentos de manera centralizada. Esto no es tan sólo un paso importante hacia la oficina sin papeles, también reduce masivamente el esfuerzo de búsqueda, optimiza la disponibilidad de la información y asegura un archivo a prueba de auditorías. ¿Qué función desempeñan los sistemas de planificación de los recursos empresariales en la gestión de los documentos?
¿Cómo funciona un DMS desde una perspectiva técnica? Las respuestas a estas y otras preguntas se pueden encontrar en este artículo.
Funcionalidad de la gestión documental
En el sentido primigenio, la gestión documental tiene por objeto digitalizar los documentos en papel.
Esto se ha ejecutado y se digitaliza a través del uso de escáneres. Sin embargo, dado que la mayor parte de la información hoy en día está ya disponible en forma digital per se, el campo de aplicación de un DMS se ha ampliado. En su forma moderna, también sirve para gestionar imágenes, archivos, correos electrónicos y documentos que han sido creados a través de software. Esto también incluye los documentos que genera el ERP, por lo que ambos sistemas deben estar perfectamente integrados.
La gestión documental integrada en un ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales ( ERP ) trazan un mapa de los procesos empresariales en cuyo contexto se crean naturalmente numerosos documentos. Entre ellos figuran, por ejemplo, los albaranes y las facturas. Sin embargo, todos los días se reciben también documentos externos como correos electrónicos de clientes. Si la gestión documental está integrada con el software ERP, esta importante información está disponible en toda la empresa, independientemente de su origen. Otra ventaja de esta integración es que los documentos generados pueden ser archivados por el DMS de acuerdo con los marcos legales.
Gestión documental - encontrar documentos más rápido
No importa si es un proveedor del sector automoción, una empresa del sector maquinaria o un fabricante de muebles, en todas las pequeñas y medianas empresas se crean y envían cientos, quizás miles de documentos cada día. Estos documentos contienen información importante que puede ser relevante no sólo para empleados o departamentos concretos, sino para toda la empresa. Por esta razón, generalmente vale la pena que todas las empresas adquieran un software DMS.
Los procesos de comunicación pueden simplificarse, así como la transferencia del conocimiento. Y "por cierto", el software también cumple con importantes requisitos legales, como por ejemplo, el almacenamiento de documentos relevantes para los impuestos.