Dans une entreprise industrielle, la gestion des notes de frais peut vite tourner au cauchemar administratif. Erreurs de saisie, pertes de justificatifs au cours des manipulations de validation, problème de refacturation au projet ou au client… Les risques de casse-têtes sont nombreux et se multiplient avec le développement de votre entreprise et de vos équipes. Si de nombreuses solutions existent, l’intégration native de votre solution de note de frais à votre ERP vous garantit des gains de productivité significatifs.
Réduction des tâches administratives : simplification de la saisie, des processus de validation et des calculs (frais kilométriques, TVA, multi devises, etc.)
Mais également des tâches comptables : l’intégration à l’ERP permet d’imputer comptablement automatiquement les frais engagés sur un projet
Traçabilité des dépenses renforcée : vous voyez en temps réel les dépenses engagées par personne, par équipe, par projet, etc.
Augmentation de la satisfaction des salariés : les temps de saisie et de traitement sont réduits permettant une accélération globale du processus aussi bien pour le service administratif que pour les personnes à rembourser
Une saisie simplifiée des notes de frais et des justificatifs
Vos salariés peuvent saisir leurs frais et joindre avec un glisser-déposer leurs justificatifs. Les calculs multi devises sont automatisés selon les taux de change valides le jour du frais et les taux de TVA pré-affectés selon la catégorie de frais (transport, déjeuner, etc.).
Un workflow de validation tracé
Le salarié saisit sa note de frais et la soumet à validation. Selon le processus retenu, cette note de frais sera validée par le responsable ou directement par le service comptable. En cas de rejet, un motif de rejet est notifié au salarié qui peut la corriger. Tout au long du processus, le salarié peut visualiser le statut de sa note de frais (ouverte, validée, comptabilisée, remboursée).
Une solution personnalisable
Nous pouvons paramétrer et personnaliser les différentes catégories de frais, les taux de TVA, récupérable ou non. Il est également possible d’indiquer un taux de remboursement spécifique de frais kilométrique pour chaque salarié. Par ailleurs, selon les catégories de frais, il est possible de définir des informations additionnelles, obligatoires ou non, que les salariés devront saisir lors de l’enregistrement de leurs notes de frais.
Vos salariés qui engagent des frais souhaitent être remboursés au plus vite et peuvent se montrer particulièrement insatisfaits en cas de retard de remboursement. D’un autre côté, vos équipes administratives doivent veiller au bon respect des règlementations en la matière, sans y perdre trop de temps. Accélérer le processus de gestion des notes de frais en toute sécurité permet d’impacter positivement la satisfaction de vos salariés et donc de rétention des talents, sans mettre en péril votre entreprise et sans engager de personnel supplémentaire au service administratif.
